只要有一定的閱讀經驗都能明顯地感覺到，公文的語言與其他文體的語言有較大的差異。
　　對于一個民族來說，不管寫作什么文章，似乎使用的語言都是一樣的。還是那些字和單同，還是那樣的語法，為什么寫出來的文章卻屬于不同的體式呢？這不僅是因為內容的不同，還在于語言體式的不同。
　　文學創作使用反常化的語言，要對實用語言“施加暴力”使它“扭曲”、“變形”，從而使語言產生新異性。公務員寫作則要使用實用性的語言，忠于每一個語同的同典意義。
　　文學語言是創造性語言，公文語言是規范性語言。
　　 一、語言對公務員寫作的意義
　　 （一）語言是思想的物質外殼
　　馬克思有一句話說：“語言是思想的直接現實。”思想屬于人類意識的范疇，是抽象的，不是現實。但是思想如果穿上語言的外衣，也就是說，借助于語言這個物質外殼，它就可以轉化為現實，可以傳播出去進而影響別人。一篇表達某種認識的文章是現實存在物，一段口頭表達思想的語音也是現實存在物，是文字和語音把思想固化了，物質化了，所以語言是思想的直接現實。
　　人們的思想，只有運用語言才能夠確定，才能夠物化，才能夠傳達和接受。進一步說，人們離開了語言，根本沒有辦法進行邏輯思維。沒有同語，無法確定概念；沒有句子，無法進行判斷離開了概念和判斷，推理更無從談起。所以，離開了語言的所謂“赤裸裸的思想”是不存在的。
　　 （二）公文需要嚴謹規范的語言
　　公文的語言是規范性語言，不如文學語言創造性強，這很容易給人一種誤解，覺得公文語言掌握起來比較容易。其實，公文語言和文學語言都需要具有高度的修養。
　　周恩來1954年4月28日在日內瓦會議上發表的講話，其中有一段被多種寫作教材引用，被認定為公文語言的楷模。我們可以通過這段文字來認識公文對語言的要求有多么嚴格。
　　我們認為，美國這些侵略行動應該被制止，亞洲的和平應該得到保證，亞洲各國的獨立和主權應該得到尊重，亞洲人民的民族權利和自由應該得到保障，對亞洲各國內政的干步應該停止，在亞洲各國的外國軍事基地應該撤除，駐在亞洲各國的軍隊應該撤退，日本軍國主義的復活應該防止，一切經濟封鎖和限制應該取消）
　　這段話運用了排比的修辭格，顯得氣勢磅礴，很能顯不正義的力量。從措同角度看，這段文字也堪稱典范。其中有三組意義相近的語同：“制止、停止、防止”，“保證、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。這些語同都運用得極其精確，以第一組為例：“制止”對應于侵略行動，“停止”對應于十涉內政，“防止”對應于日本軍國主義的復活，搭配得非常恰當。如果相互交換一下位置，意義就會產生一定的錯亂,公文語言就應該是這樣爐火純青的語言。公文語言一旦出現錯、漏、歧解，輕則敗壞機關的名譽，重則給工作帶來不可彌補的損失。當然，公文語言要達到爐火純青的地步，不是容易的事情，需要長期的學習和磨煉
　　 二、公文語言的基本特征
　　 （一）實用性
　　俄國形式主義者們把人類的語言分為兩大基本類型：實用語言和文學語言。實用語言和文學語言雖然在同匯、語法上沒有太大區別，表面看起來是一種語言，但它們實際上是功能完全不同的兩種語言。實用語言只傳達同語的同典意義，人們在使用和接受它的時候，依靠平時養成的習慣，自動地認識它的指向物，而對語言本身并無太多的注意。而文學語言不限于傳達同語的同典意義，它是對實用語言進行“扭曲”、“變形”、“施加暴力”后“反常化”了的語言。作者之所以要采取反常化的手段，是為了消除讀者的習慣性，使讀者不得不專心致志、聚精會神、流連忘返地去感受語言本身，從而延長讀者對事物的感知過程。對此，俄國著名形式主義文學理論家什克洛夫斯基曾說過這樣一段話：
　　那種被稱為藝術的東西之存在，就是為了喚回人對生活的感受，使人感覺事物，使石頭作為石頭被感受）藝術的目的就是把對事物的感覺作為視象，而不是作為認知提供出來；藝術的程序是事物的“反常化”程序，和予以其復雜形式的程序，它增加了感受的難度和時延，因為藝術中的接受過程是以自身為目的，所以它理應延長；藝術是一種體驗事物創造之方式，而被創造物在藝術中已無足輕重）
　　我們摘引這段話的目的是為了更好地認識實用語言。如果說文學語言是表現感覺的語言，那么實用語言則是表達認知的語言。必須分清這兩種語言，寫作中才不會出現用文學語言寫公文的荒唐現象
　　 （二）規范性
　　公文語言，可以說是一種循規蹈矩的語言。在同匯上，公文語言嚴格遵照其同典意義；在造句上，公文語言嚴格遵循語法規則；在修辭上，公文語言只適當運用比喻、對偶、排比、設問、反話等常規修辭格，而對夸張、通感、暗不等可使事物有較大變形的或曲折達意的修辭格一般不用。這樣可以保證公文的不同讀者在理解上能夠趨向一致，不會因個人的創造性發揮而仁者見仁，智者見智。可以說，規范性是公文能夠得到有效貫徹落實的保障。
　　 （三）模式性
　　在公務員寫作中，沿用一些固定的模式化語句和語同的現象比較常見，有些公文用語甚至在關鍵之處必須使用。模式化語言對于別的文體來說可能是失敗，而對于公文來說卻是一種必需。
　　公文的體式就是模式化的，每一種體式在寫作中都有固定的套路，在套路的實施過程中自然而然地形成了一些適宜這些套路的語言，沿用它們，方便、簡潔、有效。如“特此函復”這一說法，如果換用別的語言來表達，無論怎樣努力都不可能這樣簡練明自。
　　公文語言還有相當一部分是沿用（日語，如“來函收悉”、“敬請批復”等慣用語，在我國世代相襲，已不知用了多少年。這樣的套語有益無害，大家樂意襲用，故意標新立異，反而不倫不類。因此，在公文中常常能見到一些文言同語，它們已經自然地與現代漢語融為一體了。這是公文語言模式性的表現之一，不足為怪。