公文標題排版

　　發文字號：位于文頭下方，居中;如有簽發人，居左，兩者排一行，3號或4號仿宋字。

　　簽發人：發文字號右側，空一格，字號字體同發文字號。

　　標題：標題由作事、事由、文種組成(可省)，字數一般不超過50字;除出現法規、規章的標題外，不用書名號;具體形式有齊肩形、正梯形、倒梯形、除號形，公文如經會議討論通過或批準的，應加題注，即用圓括號居中。

　　附件：附件應標明標題、件數、份數。在正文以下日期以上，排出附件號。

　　注釋：注釋排在日期下方，用4號或小4號仿宋體。

　　常用公文排版格式

　　1、標點符號用中文格式(、，：;。?!《》)，不用英文格式(,:;.?!<>)。

　　(1)頓號、逗號、冒號、分號、句號、問好、感嘆號等占一個字的位置，居左偏下，且不出現在一行之首;

　　(2)引號、括號、破折號、書名號、省略號占兩個字的位置，引號、括號、書名號的前一半不出現在一行之末，后一半不出現在一行之首，破折號和省略號中間不能斷開;

　　(3)直接引用時，用雙引號，在引號里面再引用時，外面的引號用雙引號，里面的引號用單引號。

　　2、只有在引用書名、篇名、報紙名、刊物名等時，才用書名號標示，引用活動名稱、專項行動名稱、專利技術名稱等不用書名號。書名號里面再引用時，外面的用雙書名號，里面的用單書名號。

　　3、連接號主要有四種形式，分別為長橫“——”、一字線“—”、半字線“-”和浪紋“～”。

　　(1)長橫“——”的輸入法與破折號相同。根據1995年《標點符號的用法》規定，長橫“——”一般只在表示火車等客運車輛運營區間時使用(也可以用一字線)。如：“南京——上海”直達列車。

　　(2)一字線“—”主要用于連接漢字，主要適用情況有;連接兩個相關名詞構成一個意義單位(也可以用半字線);連接相關的地點、時間表示走向或起止(前者也可以用長橫，但不可以用半字線);連接相關的漢字或外文和阿拉伯數字表示產品型號;標準代號必須用一字線。

　　(3)半字線“-”多用于連接英文、數字，也可用于連接漢字。在時間表述中，用于連接“年-月-日”。

　　(4)浪紋“～”用全角，僅用于連接阿拉伯數字書寫的數值，表示數值范圍或量值的波動變化幅度。如，今天的氣溫有8～15℃。

　　4、阿拉伯數字和英文字母用半角(1234 abcd ABCD)，不用全角(1234 abcd ABCD)。

　　5、標題中間的空格用半角空格，不用全角空格。

　　公文標題寫作的美學要求

　　1、結構的嚴謹之美

　　公文標題要求結構完整、功能齊全、符合語法規范，既不能“缺胳膊少腿”，也不能“隨意組裝”、變換位置。

　　關于公文標題的結構，2012年7月1日起施行的《黨政機關公文處理工作條例》(以下簡稱“《條例》”)作了明確規定：公文標題“由發文機關名稱、事由和文種組成”，要求三要素必備，不得隨意省略， 以標明由誰發文、為什么發文和用什么文種發文。嚴格來講，除了這三個實詞性元素，還包括兩個虛詞性元素， 即發文機關名稱和事由之間的介詞“關于”、事由和文種之間的助詞“的”。一般而言，這五個元素的順序不能調換，要嚴格按照“發文機關名稱+關于+事由+的+文種”的總體結構和規范格式進行排布。

　　如《××集團有限公司免征城鎮土地使用稅的請示》，缺省介詞“關于”，應改為《××集團有限公司關于要求免征城鎮土地使用稅的請示》;

　　又如《關于××集團有限公司推行全員健身活動的通知》，其中的“××集團有限公司”為發文機關，不能挪位至介詞“關于”之后，應改為《××集團有限公司關于推行全員健身活動的通知》;

　　再如《××集團有限公司表彰決定》，盡管標題三要素齊全，但要素之間缺少必要的虛詞，而且對事由未作具體說明，即不宜籠統地用“表彰”二字概括，應改為《××集團有限公司關于表彰××××的決定》。

　　2、標題語言的簡約之美

　　公文標題的簡約美主要表現為標題語言的簡明扼要。

　　一方面，要盡量使用簡單好記、通俗易懂的詞語，方便閱文者記憶或轉述，切忌冗長拖沓、晦澀難懂。一般來講，公文標題以不超過三行為宜，如果字數確實過多，可以根據文件的主要內容、關鍵詞語等作歸納概括和合理簡化。

　　例如，《××集團有限公司關于印發××同志在公司首屆二次職工代表大會上的工作報告及關于公司首屆二次職工代表大會的決議和關于加強司務公開工作的意見的通知》，這則標題包含三個被印發文件的標題，看起來相當繁冗復雜，對此可將被印發文件統稱為“公司首屆二次職工代表大會三個文件”，將通知標題瘦身為《××集團有限公司關于印發公司首屆二次職工代表大會三個文件的通知》，如此則容易記住，也便于傳達。

　　另一方面，應力求語義簡潔明確，避免重復啰唆，讓閱文者一看便知公文主旨和行文目的，起到準確、有效地指導公務活動的作用。敘述事由時要用精練濃縮的文字高度概括正文主題，避免事由中的動詞與文種在文字和詞義上重疊，同時應注意詞語的搭配得當，避免出現歧義和語病。

　　例如《××公司關于請求××集團有限公司撥付專項經費用于家屬區改造的請示》，事由顯得比較啰唆。其一，“××集團有限公司”作為“××公司”的上級單位，系該文件的主送機關，可不必在標題中贅述;其二，“關于請求……的請示”語義重復，過于“客氣”;其三，類似“撥付專項經費用于家屬區改造”這樣的短語，用動賓詞組表述成“撥付家屬區改造專項經費”顯得更為簡練。綜合來看，這則標題若修改為《××公司關于要求撥付家屬區改造專項經費的請示》， 則既禮貌得體， 又干凈利落，體現出簡約之美。

　　此外，多層轉發的公文，標題中的事由概述更應簡明扼要。

　　比如某集團公司轉發省住房和城鄉建設廳轉發的通知，其標題如下：《××集團有限公司關于轉發××省住房和城鄉建設廳關于轉發國家住房和城鄉建設部關于進一步加強和完善建筑勞務管理工作的指導意見的通知的通知》。標題中出現多個介詞“關于”、多個助詞“的”、多個文種名稱“通知”以及兩級住房和城鄉建設部門名稱，顯得十分臃腫，使閱文者不知所云。此標題可精簡修改為：《××集團有限公司關于轉發國家住房和城鄉建設部關于進一步加強和完善建筑勞務管理工作的指導意見的通知》。

　　3、標題表述的精準之美

　　這里的“精準之美”，其一是指事由表述精準。公文標題中的事由應與正文內容高度相符、契合， 通過準確提煉全面、清楚地反映公文主旨，避免出現事由概括不準、表意不清而引起歧義、誤解等問題。要使閱文者通過標題即可了解發文機關的行文目的、公文的基本精神和中心內容， 從而提高公文閱讀和流轉的效率。

　　例如《××大學關于土地問題的請示》這則標題，表意含糊，讓人無法從字面上獲取關鍵信息。是想申請劃撥用地，還是轉讓現有土地?是解決校舍用地面積不足問題，還是協調土地權屬糾紛問題?閱文者只有通讀文件后才能得知發文機關的請示事項。

　　其二是指文種選用精準。《條例》規定的公文種類為15 種， 不可隨意生造文種或疊加文種名稱。文種可以表明發文單位與收文單位的關系，也能反映出行文的基本意圖。根據行文目的選用文種，是擬制公文應當遵循的基本原則。公文文種的適用范圍非常明確，文種的選用也非常嚴格。文種使用不準確會降低公文的質量和效用，影響收文單位的感受以及收文辦理情況，這將直接關系文中所反映的問題能否順利解決，行文目的能否實現。

　　比如表彰和嘉獎先進可選用“令”“決定”“通報”等文種，但三者在行文單位層級、表彰規格、適用范圍、行文目的和側重點、行文格式及發布形式、法定效力等方面有所不同; 又比如請求辦理事項，隸屬機關之間用“請示”，不相隸屬機關之間則用請求批準性“函”。因此，要深刻認識各文種的特點和彼此的聯系與區別，切不可把行文方向弄錯，把行文關系搞亂，否則會貽誤工作，影響形象。

　　4、標題外觀的形式之美

　　公文標題要講究外觀形式的規范之美。1999 年版的《國家行政機關公文格式》規定，公文標題的位置在“紅色反線下空2 行，用2號小標宋體字， 可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整， 排列對稱， 間距恰當”;2012 年版的《黨政機關公文格式》進一步提出，“回行時， 要做到詞意完整， 排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形”。

　　從規定可見， 公文標題排版的形式之美主要體現在其所處位置、語句斷行和整體排布形狀上。

　　當公文標題字數不多，可一行排完時，居中排布即可。當標題字數偏多，需要分行排列時，則要把握好排布原則，即分行時有講究，既不要把各行上下對齊排成等長， 也不要使行與行之間字數相差懸殊。分兩行時，可排成“上短下長式”或“下短上長式”;分三行時，可排成從上往下遞減的倒梯形，或從上往下遞增的正梯形，也可排成上下短、中間長的菱形，不要排成上下長、中間短的沙漏形。需要特別注意的是，回行時不能將詞或詞組以及人名、地名、單位名稱等專用名詞拆開，要保證它們的完整性，這是保持標題美觀、莊重的一個重要方面。

　　毋庸置疑， 一則從內容到形式都充滿美感的標題，能為公文的整體質量添色不少，能引起公文辦理者、審核閱批者的重視和好感，從而使公文得到有效傳達和快速辦理， 提升公文處理效率和單位形象。廣大文秘工作者要從把好公文標題寫作關入手，著力培養認識美、體驗美、欣賞美和創造美的能力, 共同提升公文處理工作水平。
看過“公文排版格式”