6.簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。上報的公文需要標識簽發人姓名，平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字(不頂格)，簽發人姓名居右空1字，也就是和發文字號同處在一行，這樣排列對稱、美觀。“簽發人”用3號仿宋體字，簽發人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名;如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置于第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為1—4mm.

　　1.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，除上報公文外，一般應當標明發文機關;公文標題中除法規、規章或轉發的文件標題名稱加書名號外，一般不用標點符號，不能引用文件字號代替標題內容;公文標題在紅色反線之下空2行標識，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。

　　2.主送機關在標題下空1行，用3號仿宋體字頂格標識，回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如果僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規范化簡稱或同類型機關的統稱。

　　3.正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標注，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數字、年份用阿拉伯數碼標識的不能回行;

　　4.正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。

　　5.一般每頁排22行，每行排28個字;當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調整行距、字距的辦法加以解決，務使印章與正文末尾同處在一頁上，不得采取標識“(此頁無正文)”的方法解決。

　　6.附件。公文如有附件，在正文的最后一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附件”后標全角冒號，冒號后邊標附件名稱。附件如有2件以上的，要用阿拉伯數碼標識序號，如“附件：1.××××”。附件名稱后邊不加標點符號。附件要與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號，附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號，并在其后標識附件(有序號的帶序號)。

　　7.成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。為了加強其準確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數碼字與漢字混用，年、月、日要齊全。“零”要寫成“○”，“壹”要寫成“一”。單一機關制發的公文，成文日期右空4字;兩個機關聯合制發的公文，應將成文日期拉開，左右各空7字;三個機關聯合發的公文，在最后一排印章之下右空2字標識;公文的成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最后簽發機關負責人的簽發日期為準。經會議批準的文件，以會議通過的日期為準。電報以發出日期為準。

　　8.公文如有附注，用3號仿宋體字，在成文日期下1行居左空2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發放范圍，使用時需注意的事項加以說明，如“(此件發至縣團級)”、“(此件可登報)”等，不是對公文內容作出解釋或注釋。

　　9.用印。單一機關行文：單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文日期，加蓋印章應上距正文1行字之內，端正、居右下壓成文時間，做到上不壓正文，下要騎年蓋月。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上;當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上，印章用紅色。兩個單位聯合行文：當聯合行文需蓋兩個印章時，落款處不署發文機關名稱，主辦機關印章在前，兩個印章橫排均壓成文日期，兩印章間互不相交或相切，相距不超3 mm.三個或三個以上單位聯合行文：落款處應將各發文機關名稱(可用簡稱)按加蓋印章順序排列署在相應位置，再把印章套印在其上。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不能超出版心;最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布;印章上下、左右之間不能相交或相切。

　　版記

　　1.“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號：詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字，不能用標點符號號。主題詞按照《國務院公文主題詞表》規定，依次以類別詞、類屬詞和文種三部分標注，一般不超過5個，不少于3個。一些特殊內容的公文沒有類屬詞，需要辦文的部門自己編寫。凡是自己編寫的類屬詞，必須在詞的后邊加一個三角符號，以說明這是自己編寫的類屬詞;主題詞下邊印一條黑色反線與抄送機關隔開。

　　2.公文如有抄送機關，在主題詞下居左空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號;抄送機關回行時與上一行的抄送機關對齊;抄送機關間用逗號隔開，在最后一個抄送機關后標句號;按照實際情況，有的公文還有抄報機關或領導，出現這種情況，可按“抄報”、“抄送”的順序自上而下標識。在抄送機關下一行右空一字標識“(共印××份)”，不排虛位數。

　　3.印發機關的標識位于抄送機關之下左空1字，用3號仿宋體字。印發日期以公文繕印日期為準，右空1字，用阿拉伯數碼標識，和印發機關同處一行。

　　4.為了對公文質量負責，也便于存檔查閱，公文必須標識打字人和校對人。標識的位置：“打字”用3號仿宋體字左空1字，標識在印發機關下1行，“打字”后邊加全角冒號，全角冒號后邊署錄入人姓名：“校對”右空一字標識在印發日期下與打字人處于一行上。“校對”后邊加全角冒號，全角冒號后邊署校對人姓名。版記中各要素之下(除“校對”外)均加一條反線，寬度同版心。這樣做，一是顯示各要素之間的區別，二是顯得美觀;版記應置于公文最后一面(封四)，版記的最后一個要素置于最后一行。也就是說版記一定要放在公文的最后一面的最下面位置。如果公文主體之后的空白容不下版記的位置，可以另加一頁在最下面標識版記，前面完全空白也沒有關系。