公文需了解的基礎知識：公文辦理程序

　　二、收文 , 是指機關文書部門收進外單位發來的文件材料。收文辦理是指文書部門收到文件材料后，在機關內部及時運轉直到閱辦完畢的全過程。組成這一過程的一系列相互銜接的環節稱之為收文辦理程序。主要有：簽收、拆封與登記、分發與傳閱;擬辦、批辦與承辦;催辦、查辦與注辦。

　　公文的簽收是指收到文件材料后，收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，以明確交接雙方的責任，保證公文運轉的安全可靠。它是收文辦理的第一個環節。簽收后，文件的拆封是文書人員的職責。

　　公文的登記就是將需要登記的文件在收文登記簿上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。登記的原則是方便文件的運轉和管理。收文登記的形式一般可分為簿冊式、聯單式和卡片式三種。

　　公文的分發亦稱分辦，是指文書人員在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時準確地將收來的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。

　　公文的傳閱是指單份或份數很少的文件以及一些非承辦性文件，需要經機關各位領導和許多部門閱知時，由文書人員組織在他們中間傳遞和閱讀。

　　公文的擬辦是指對來文的處理提出初步意見，供領導人批辦時參考。

　　公文的批辦是指機關領導人對送批的文件如何處理所作的批示。

　　公文的承辦，這一環節，既是收文辦理的最后一道程序，又是發文程序的開始。它直接關系到發文的質量和機關工作的效率。

　　公文的催辦是指那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查。催辦工作一般有對內催辦和對外催辦兩種情況。

　　查辦是指文書工作人雖協助機關領導檢查各項方針、政策、決議、指示的執行和落實 , 以及對某些問題進行查處 , 解決的一項承辦性工作。

　　公文的注辦是對公文承辦的情況和結果，由經辦人在公文處理單上所作的簡要說明。

　　三、發文，是指機關文書部門根據本機關的工作需要向外發出文件材料 , 包括本機關制發、轉發、翻印、復印的文件材料等。發文辦理，就是指公文從擬稿到印制發出的整個運行過程。發文辦理程序由擬稿、審核與簽發;核發、繕印與校對;用印、登記與分發等環節組成。公文擬稿是發文辦理的第一個環節，同時也是整個公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的審核是指公文的草稿在送交機關領導人審批簽發以前，對公文的內容、體式進行的全面審核和檢查。它也是公文處理工作的關鍵性環節之一。公文的簽發是指機關領導人對文稿最后審批。它是公文形成的關鍵性環節。公文的核發是指在公文正式印發之前，對經領導人簽發的文稿進行復核并確定發文字號、分送單位和印制份數的一項工作。公文的繕印是對已簽發的公文定稿進行印制。公文的校對是對文件質量的最后一次檢查。公文的用印是指在印好的文件上加蓋機關印章。發文的登記，其作用與收文登記一樣。

　　公文需了解的基礎知識：公文立卷工作

　　一、公文立卷，是指機關文書部門將已經辦理完畢的、具有一定查考利用價值的文件材料，按照它們在形成過程中的聯系和一定的規律組成案卷。它是文書部門整理與保存文件的一種重要方法，也是機關公文處理工作的重要內容。

　　二、案卷，是指有關某一問題或某項工作活動的系統的具有密切聯系的文件材料的組合體。它是文書檔案的基本保管單位，與公文立卷有著密切的聯系。

　　三、公文立卷工作的組織。公文立卷工作的組織主要有建立和健全文書部門的立卷制度，正確選擇立卷的地點和確定公文立卷范圍等方面。其中，建立和健全文書部門立卷制度是組織好立卷工作首先要解決好的一個問題。明確公文立卷的范圍，是保證在公文立卷工作那些具有一定查考利用價值的文件材料，齊全完整地保存下來，便于以后查找利用的需要。

　　四、公文立卷的原則可表述為 ,“ 保持文件之間的歷史聯系，區分保存價值 , 便于保管和利用 ” 。根據這一原則對公文立卷工作提出了 “ 保持文件間的歷史聯系 ” 、 “ 區分保存價值 ” 、 “ 便于保管和利用 ” 三個方面的要求。公文立卷的基本方法可以概括為：遵循公文立卷的原則與要求，科學地選用公文中的某些特征作為立卷標準，把文件組合成案卷。這一方法的核心是科學地選用文件特征作為立卷標準的問題。根據文件本身的特征組合案卷是公文立卷的主要方法。問題、時間、文種、作者、地區和通訊者可作為公文立卷的基本特征。

　　五、公文立卷的準備工作包括事先編制好立卷類目、堅持做好平時立卷工作兩方面的內容。立卷類目也稱歸卷類目、案卷類目。它大體上可分為綜合的立卷類目、分編的立卷類目兩種。在編制或者修訂立卷類目時，必須堅持由公文處理部門為主的原則。立卷類目的結構主要由類名和條款兩部分組成。在編制好立卷類目的同時還必須做好平時立卷工作。所謂平時立卷工作是指機關的公文立卷人員根據已經編好的立卷類目，將已經處理完畢的文件，隨時按類目上的有關條款歸入卷內。

　　公文需了解的基礎知識：案卷整理與歸檔

　　一、案卷的整理與歸檔，或稱正式立卷與移交歸檔。包括編目成卷和移交歸檔等項內容。

　　二、案卷的組合，簡稱組卷，是指機關文書部門在年終或第二年上半年對歸卷的各個條款內的文件材料進行調整立卷、卷內文件排列和編號以及擬寫案卷標題等一系列工作。它是文書案卷整理的一項重要內容，也是整個公文立卷工作中的一個很重要的環節。

　　三、調整定卷，是指在平時立卷的基礎上，詳細檢查每一條款中所積累的文件材料，進行適當的調整，并且最后確定組合案卷的一項工作。年終進行調整定卷是機關文書部門或業務部門一項非常重要的工作。

　　四、卷內文件排列和編號，卷內文件排列是指將每個案卷內的文件按照一定的規律和順序進行系統化排列，保持文件之間的有機聯系和條理性，使每一份文件在案卷內都有一個固定的位置。卷內文件在系統排列以后，應當用阿拉伯數字給卷內文件編頁號，以固定它們的排列順序，這樣就便于統計和保護文件。

　　五、擬寫案卷標題，案卷標題，也稱案卷題名，是對卷內全部文件內容的總概括。它是案卷封面上最重要的項目，也是以后編制檔案工作的主要依據，擬寫案卷標題是文書工作人員、檔案管理人員的一項基本功。

　　六、編目成卷工作，是指在組合案卷的基礎上，對卷內文件進行編目、裝訂，以及案卷的排列、編號等一系列工作。這些工作的完成標志著整個公文立卷工作的基本完成。

　　七、案卷的編目，是指在卷內文件排列編號的基礎上，填寫卷內文件目錄，備考表和案卷封皮等工作。它是進行手工檢索的基本條件 , 也是實現檔案計算機檢索與儲存的基礎性工作。案卷的裝訂 , 是為了固定文件之間的排列順序，保護文件不受損壞和散失，便于保管和利用。

　　八、案卷裝訂的要求是：整齊、牢固，不影響閱讀。案卷排列與編號，是指案卷經過編目裝訂以后，將一個年度、一個組織機構的案卷進行系統化排列、編號，以固定其順序，使卷與卷之間保持一定的聯系，系統地反映機關的工作活動。

　　九、案卷組合和編目成卷工作完成以后，公文處理部門應根據歸檔的要求填寫案卷目錄、編制各種檢索工具，并按照歸檔制度將案卷目錄、檢索工具同所有案卷一起向機關檔案室移交。至此，標志著整個公文立卷工作的完結，文書材料從現行處理階段轉入檔案管理階段。案卷目錄是案卷的名冊，是查找利用檔案的一種最基本的工具。案卷目錄又可作為移交目錄，是公文處理部門逐年向機關檔案室交接案卷的依據和憑證。案卷目錄的項目有：“案卷號、案卷題名 , 頁數、保管期限、備注”等。文件檢索工具，是指用來查找、利用文件材料的目錄、卡片等。文件檢索工具的編制是公文處理部門在文件材料立卷后進行的一項重要工作，主要有文號索引、文件分類目錄等。公文立卷部門立好案卷，必須逐年移交給機關檔案室集中保管，稱為 “ 歸檔 ” 。文書案卷的歸檔，既能保證本機關的檔案完整，便于查找利用，又可為黨和國家積累檔案財富。