1．認(rèn)真辨析詞語(yǔ)的確切含義，使詞語(yǔ)的意義符合客觀實(shí)際。可在公文中采用的詞語(yǔ)數(shù)量大、種類多，不同詞語(yǔ)在意義和用法方面有差別，也有聯(lián)系。為此，要使公文用語(yǔ)精當(dāng)，必須注意對(duì)詞語(yǔ)認(rèn)真加以辨析，真正掌握其確切含義，否則就很有可能造成表意的失當(dāng)或失誤，影響文件效用的發(fā)揮。如下面一段文字：
　　經(jīng)反復(fù)核查證明，張某、李某曾在1987年9月間收受過(guò)XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金50000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與XX公司業(yè)務(wù)負(fù)員XX訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過(guò)錯(cuò)。
　　文中“過(guò)錯(cuò)”一詞，顯然是對(duì)“罪行”的誤用。“罪行”與“過(guò)錯(cuò)”，在法律意義上都指違法行為，但卻有明顯的輕重之別。“過(guò)錯(cuò)”是民事責(zé)任的要件，指因故意或過(guò)失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對(duì)社會(huì)具有危害性并觸犯刑律，是應(yīng)依法受到刑罰處罰的。文中已確認(rèn)二人的行為構(gòu)成犯罪，卻又稱妄圖掩蓋“過(guò)錯(cuò)”，是自相矛盾并嚴(yán)重失實(shí)失當(dāng)?shù)摹Ｓ纱丝梢妼?duì)詞語(yǔ)不認(rèn)真辨析其含義，憑想當(dāng)然或者“望文生義”地去理解和使用，會(huì)造成表意的失誤。
　　在辨析同語(yǔ)含義的過(guò)程中，還應(yīng)特別注意不同同語(yǔ)所包含的意義在范圍大小、性質(zhì)輕重等方面的差別。如“權(quán)利’與“權(quán)力”，前者的范圍要大于后者；“差錯(cuò)”、“過(guò)失”、“過(guò)錯(cuò)”的性質(zhì)是依次嚴(yán)重的。
　　2．注意分辨詞語(yǔ)的感情色彩，以正確責(zé)達(dá)作者的立場(chǎng)觀點(diǎn)。如果按照詞語(yǔ)自身的感情色彩對(duì)其加以劃分，實(shí)詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強(qiáng)烈、愛(ài)憎分明，而中性詞則在不與其他詞語(yǔ)搭配的情況下，沒(méi)有感情的傾向性。在公文中，對(duì)事實(shí)的敘述要求客觀準(zhǔn)確，而在表明立場(chǎng)主張時(shí)則要求旗幟鮮明。也就是說(shuō)，肯定什么，否定什么；贊成什么，反對(duì)什么；是愛(ài)還是增；是贊賞還是譴責(zé)，都要有明確的態(tài)度。為達(dá)到這一要求，必須注意分辨詞語(yǔ)的感情色彩。做到這一點(diǎn)，不僅能使閱文者更準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)作者意圖，而且還可使文件簡(jiǎn)明。如“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的庇護(hù)下”和“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的保護(hù)下”兩句話中，貶義的“庇護(hù)”與褒義的“保護(hù)”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度，無(wú)需再對(duì)所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。
　　3．注意同語(yǔ)聲音和語(yǔ)調(diào)對(duì)語(yǔ)義的影響，以提高表達(dá)效果。詞語(yǔ)的聲音和語(yǔ)調(diào)對(duì)語(yǔ)義有一定的影響，如能于以重視，在選詞中注意使音節(jié)勻稱，注意避免因同音異義和語(yǔ)調(diào)附加語(yǔ)義帶來(lái)的歧義，則有利于提高表達(dá)效果。
　　4．注意同語(yǔ)間的正確搭配，遵循語(yǔ)言法則。同語(yǔ)的選擇要受事理邏輯、搭配習(xí)慣的制約，如隨意超越這些制約，就會(huì)影響表達(dá)效果。如：
　　他們從實(shí)際情況出發(fā)，在發(fā)達(dá)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，因地制宜，不斷創(chuàng)新，終于開創(chuàng)出一套發(fā)達(dá)農(nóng)業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)的寶貴經(jīng)驗(yàn)。
　　這里，“發(fā)達(dá)”與“生產(chǎn)”，“開創(chuàng)”與“經(jīng)驗(yàn)”都屬于不妥當(dāng)?shù)拇钆洹?br/> 　　詞語(yǔ)的搭配最根本的是要使語(yǔ)義搭配合乎事理、合乎邏輯，同時(shí)又要注意符合語(yǔ)言習(xí)慣。
　　5．注意公文具體使用場(chǎng)合對(duì)同語(yǔ)風(fēng)格的要求，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性及強(qiáng)制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場(chǎng)合，為與之相協(xié)凋，選擇詞語(yǔ)時(shí)務(wù)必注意同語(yǔ)的風(fēng)格特點(diǎn)，除特殊情況外，一般不用口語(yǔ)、諺語(yǔ)、歇后語(yǔ)以及方言土語(yǔ)，書面詞語(yǔ)中帶有調(diào)侃、詼諧意味以及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語(yǔ)也不應(yīng)入選。
　　6．注意針對(duì)公文具體收受對(duì)象的特點(diǎn)選詞，以便有的放矢，便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對(duì)象的理解能力以及與發(fā)文機(jī)關(guān)的關(guān)系不同，公文所選用的詞語(yǔ)也就應(yīng)有所差別，否則就難免會(huì)因“無(wú)的放矢”，而使對(duì)方難以理解；不知所云，或給對(duì)方平添困難，影響正常的工作關(guān)系。
　　在一般情況下，如對(duì)方具體閱文者為專業(yè)人員，則詞語(yǔ)的專業(yè)性、行業(yè)性可以強(qiáng)一些，反之就應(yīng)避免使用專深的術(shù)語(yǔ)，注意少用專用詞語(yǔ)；具體閱文者久化程度較高，可以適當(dāng)使用古語(yǔ)詞、外來(lái)詞，閱文者文化程度較低或高低不一時(shí)，則務(wù)必注意詞語(yǔ)的通俗性。當(dāng)收文機(jī)關(guān)為自己的上級(jí)時(shí)，用詞當(dāng)特別注意禮貌與語(yǔ)氣的和緩，相反，如對(duì)方是自己的下級(jí)時(shí)，則既應(yīng)注意尊重對(duì)方，又需中肯堅(jiān)決毫不婉曲。而當(dāng)對(duì)方是自己的平級(jí)或不相屬機(jī)關(guān)時(shí)，用詞就要特別注意謙敬和明確，注意體現(xiàn)平等協(xié)作精神。考試大收集整理
　　7．注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達(dá)效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質(zhì)、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關(guān)系不同，就需要用不同的詞語(yǔ)來(lái)表達(dá)，以使表達(dá)更鮮明、更直接、更有效。如在公文中，對(duì)正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞，同樣也不可用褒義詞來(lái)表達(dá)反面人物和錯(cuò)誤的事物；對(duì)錯(cuò)誤性質(zhì)嚴(yán)重的事物應(yīng)用嚴(yán)峻冷酷的詞語(yǔ)，對(duì)正確的需褒揚(yáng)的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語(yǔ)；對(duì)歷史上的人或事可以多用一些古語(yǔ)詞，對(duì)現(xiàn)代事物就可適當(dāng)多用一些外來(lái)詞和具有時(shí)代特色的新鮮詞語(yǔ)；對(duì)于發(fā)文機(jī)關(guān)以及與其有直接關(guān)聯(lián)的人或事，可考慮正確地使用一些謙詞，而對(duì)于受文者及與其有直接關(guān)稅的人或事，則應(yīng)恰當(dāng)?shù)厥褂帽硎咀鹬睾投Y貌的敬語(yǔ)。
　　8．注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護(hù)公文的完整有效性。一件公文的上下文對(duì)詞語(yǔ)的選擇具有很大的影響。有時(shí)為了使文氣貫通從調(diào)一致，上下文的詞語(yǔ)需要相互照應(yīng)配合；有時(shí)為避免不必要的重復(fù)，必須使用不同的詞語(yǔ)。如：
　　“對(duì)于未按標(biāo)準(zhǔn)交費(fèi)的同志，要由其所在單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其進(jìn)行補(bǔ)交。”
　　以上例句中，第一例中“進(jìn)行”一詞的重復(fù)出現(xiàn)是不必要的，后一個(gè)“進(jìn)行”應(yīng)改為“予以”。
　　9．注意根據(jù)文種的不同特點(diǎn)選詞，以保證語(yǔ)言得體而有力。不同文種對(duì)詞語(yǔ)的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經(jīng)涉及的公文使用場(chǎng)合、收受對(duì)象、人與事物性質(zhì)等對(duì)選詞的要求都與文種有一定關(guān)聯(lián)，不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實(shí)際上就是獨(dú)具特色的一種文章，這種特色往往在詞語(yǔ)的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。
　　一般情況下，規(guī)范性公文的詞語(yǔ)要求含義高度精確，風(fēng)格莊重、樸實(shí)；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的詞語(yǔ)則更重含義的明確、周密、概括、簡(jiǎn)潔；公布性公文的詞語(yǔ)須講求準(zhǔn)確、通俗，發(fā)音響亮上口；陳述呈清性的報(bào)告、請(qǐng)示的詞語(yǔ)要求簡(jiǎn)潔明了；函的詞語(yǔ)更講究和緩融洽而明確、概括