一、對公文詞語選擇的基本要求
　　1．認(rèn)真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際。可在公文中采用的詞語數(shù)量大、種類多，不同詞語在意義和用法方面有差別，也有聯(lián)系。為此，要使公文用語精當(dāng)，必須注意對詞語認(rèn)真加以辨析，真正掌握其確切含義，否則就很有可能造成表意的失當(dāng)或失誤，影響文件效用的發(fā)揮。如下面一段文字：
　　經(jīng)反復(fù)核查證明，張某、李某曾在 1987年 9月間收受過 XX公司的巨額賄款（每人分別收受現(xiàn)金 50000元），已構(gòu)成受賄罪。案發(fā)后，二人還與XX公司業(yè)務(wù)負(fù)員X X訂立攻守同盟，妄圖掩蓋過錯。
　　文中“過錯”一詞，顯然是對“罪行”的誤用。“罪行”與“過錯”，在法律意義上都指違法行為，但卻有明顯的輕重之別。“過錯”是民事責(zé)任的要件，指因故意或過失而損害他人利益的違法行為；“罪行”則是指犯罪行為，它對社會具有危害性并觸犯刑律，是應(yīng)依法受到刑罰處罰的。文中已確認(rèn)二人的行為構(gòu)成犯罪，卻又稱妄圖掩蓋“過錯”，是自相矛盾并嚴(yán)重失實失當(dāng)?shù)摹Ｓ纱丝梢妼υ~語不認(rèn)真辨析其含義，憑想當(dāng)然或者“望文生義”地去理解和使用，會造成表意的失誤。
　　在辨析同語含義的過程中，還應(yīng)特別注意不同同語所包含的意義在范圍大小、性質(zhì)輕重等方面的差別。如“權(quán)利’與“權(quán)力”，前者的范圍要大于后者；“差錯”、“過失”、“過錯”的性質(zhì)是依次嚴(yán)重的。
　　2．注意分辨詞語的感情色彩，以正確責(zé)達(dá)作者的立場觀點。如果按照詞語自身的感情色彩對其加以劃分，實詞部分可分為褒義詞、貶義詞和中性詞三類。前兩類感情色彩強烈、愛憎分明，而中性詞則在不與其他詞語搭配的情況下，沒有感情的傾向性。在公文中，對事實的敘述要求客觀準(zhǔn)確，而在表明立場主張時則要求旗幟鮮明。也就是說，肯定什么，否定什么；贊成什么，反對什么；是愛還是增；是贊賞還是譴責(zé)，都要有明確的態(tài)度。為達(dá)到這一要求，必須注意分辨詞語的感情色彩。做到這一點，不僅能使閱文者更準(zhǔn)確地領(lǐng)會作者意圖，而且還可使文件簡明。如“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的庇護下”和“在某些領(lǐng)導(dǎo)者的保護下”兩句話中，貶義的“庇護”與褒義的“保護”就已鮮明地表現(xiàn)了作者的態(tài)度，無需再對所要講的事情定性，人們即可知曉作者肯定或否定什么。
　　3．注意同語聲音和語調(diào)對語義的影響，以提高表達(dá)效果。詞語的聲音和語調(diào)對語義有一定的影響，如能于以重視，在選詞中注意使音節(jié)勻稱，注意避免因同音異義和語調(diào)附加語義帶來的歧義，則有利于提高表達(dá)效果。
　　4．注意同語間的正確搭配，遵循語言法則。同語的選擇要受事理邏輯、搭配習(xí)慣的制約，如隨意超越這些制約，就會影響表達(dá)效果。如：
他們從實際情況出發(fā)，在發(fā)達(dá)農(nóng)業(yè)生產(chǎn)中，因地制宜，不斷創(chuàng)新，終于開創(chuàng)出一套發(fā)達(dá)農(nóng)業(yè)各項生產(chǎn)的寶貴經(jīng)驗。
　　這里，“發(fā)達(dá)”與“生產(chǎn)”，“開創(chuàng)”與“經(jīng)驗”都屬于不妥當(dāng)?shù)拇钆洹?br/> 　　詞語的搭配最根本的是要使語義搭配合乎事理、合乎邏輯，同時又要注意符合語言習(xí)慣。
　　5．注意公文具體使用場合對同語風(fēng)格的要求，維護公文的嚴(yán)肅性及強制影響性。公文大都使用于正式、莊重嚴(yán)肅的場合，為與之相協(xié)凋，選擇詞語時務(wù)必注意同語的風(fēng)格特點，除特殊情況外，一般不用口語、諺語、歇后語以及方言土語，書面詞語中帶有調(diào)侃、詼諧意味以及不夠嚴(yán)肅鄭重的詞語也不應(yīng)入選。
　　6．注意針對公文具體收受對象的特點選詞，以便有的放矢，便于理解和執(zhí)行。公文具體收受對象的理解能力以及與發(fā)文機關(guān)的關(guān)系不同，公文所選用的詞語也就應(yīng)有所差別，否則就難免會因“無的放矢”，而使對方難以理解；不知所云，或給對方平添困難，影響正常的工作關(guān)系。
　　在一般情況下，如對方具體閱文者為專業(yè)人員，則詞語的專業(yè)性、行業(yè)性可以強一些，反之就應(yīng)避免使用專深的術(shù)語，注意少用專用詞語；具體閱文者久化程度較高，可以適當(dāng)使用古語詞、外來詞，閱文者文化程度較低或高低不一時，則務(wù)必注意詞語的通俗性。當(dāng)收文機關(guān)為自己的上級時，用詞當(dāng)特別注意禮貌與語氣的和緩，相反，如對方是自己的下級時，則既應(yīng)注意尊重對方，又需中肯堅決毫不婉曲。而當(dāng)對方是自己的平級或不相屬機關(guān)時，用詞就要特別注意謙敬和明確，注意體現(xiàn)平等協(xié)作精神。
　　7．注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞，以獲得更加鮮明直接的表達(dá)效果。公義中所涉及的人物和事物是多種多樣的，人物的地位、事物的性質(zhì)、出現(xiàn)的年代以及相互之間的關(guān)系不同，就需要用不同的詞語來表達(dá)，以使表達(dá)更鮮明、更直接、更有效。如在公文中，對正面的人物、正確的事物就不能用貶義詞，同樣也不可用褒義詞來表達(dá)反面人物和錯誤的事物；對錯誤性質(zhì)嚴(yán)重的事物應(yīng)用嚴(yán)峻冷酷的詞語，對正確的需褒揚的事物則要用有一定熱情、能鼓舞人心的詞語；對歷史上的人或事可以多用一些古語詞，對現(xiàn)代事物就可適當(dāng)多用一些外來詞和具有時代特色的新鮮詞語；對于發(fā)文機關(guān)以及與其有直接關(guān)聯(lián)的人或事，可考慮正確地使用一些謙詞，而對于受文者及與其有直接關(guān)稅的人或事，則應(yīng)恰當(dāng)?shù)厥褂帽硎咀鹬睾投Y貌的敬語。
　　8．注意根據(jù)上下文的需要選詞，以維護公文的完整有效性。一件公文的上下文對詞語的選擇具有很大的影響。有時為了使文氣貫通從調(diào)一致，上下文的詞語需要相互照應(yīng)配合；有時為避免不必要的重復(fù)，必須使用不同的詞語。如：
　　“對于未按標(biāo)準(zhǔn)交費的同志，要由其所在單位的領(lǐng)導(dǎo)進行批評教育，并責(zé)令其進行補交。”
　　以上例句中，第一例中“進行”一詞的重復(fù)出現(xiàn)是不必要的，后一個“進行”應(yīng)改為“予以”。
　　9．注意根據(jù)文種的不同特點選詞，以保證語言得體而有力。不同文種對詞語的選擇都有特殊的限制和要求，其主要原因在于，一方面前乃至已經(jīng)涉及的公文使用場合、收受對象、人與事物性質(zhì)等對選詞的要求都與文種有一定關(guān)聯(lián)，不同文種都在這些方面表現(xiàn)出一定的特殊性；另一方面則在于同一文種實際上就是獨具特色的一種文章，這種特色往往在詞語的選擇上有較鮮明的表現(xiàn)。
　　一般情況下，規(guī)范性公文的詞語要求含義高度精確，風(fēng)格莊重、樸實；領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的詞語則更重含義的明確、周密、概括、簡潔；公布性公文的詞語須講求準(zhǔn)確、通俗，發(fā)音響亮上口；陳述呈清性的報告、請示的詞語要求簡潔明了；函的詞語更講究和緩融洽而明確、概括。
二、對公文語句的基本要求
　　公文中的語句，主要應(yīng)達(dá)到如下要求：
　　1、含義明確、清晰、完整，便于準(zhǔn)確理解，無歧義。
　　如下語句的含義便不夠清晰：
　　“剛從大城市來到這荒僻的山區(qū)工作的確會有些不習(xí)慣，但這種不習(xí)慣實在只是個時間問題。”
　　這里的“時間問題”語義含混，應(yīng)直接講“但這種不習(xí)慣是暫時的”。語義多歧的句子更需避免：
　　“如果售貨員與顧客吵架，值班經(jīng)理應(yīng)立即向負(fù)有責(zé)任的售貨員提出警告，并記錄在案，作為獎金發(fā)放的依據(jù)。”
　　這里所表達(dá)的不是作者本意，準(zhǔn)確地說應(yīng)作為少發(fā)或不發(fā)獎金的依據(jù)，而不是原字面上所表達(dá)的那樣。
　　2．句子成分搭配得當(dāng)。以下幾個例句是搭配不當(dāng)?shù)牡湫停瑧?yīng)注意在公文寫作中避免出現(xiàn)類似語法錯誤：
　　“在這個車間里，勤儉節(jié)約的精神日益濃厚。”（主謂搭配不當(dāng)）
　　“這項主體工程也是本省化工行業(yè)中最大最先進的一項節(jié)能措施。”（主賓搭配不當(dāng)）
　　“這場技術(shù)競賽是在酷熱的氣溫中進行的。”（定語與名詞中心語搭配不當(dāng)）
　　3．句子成分完整。不能漏掉或隱去語句中必須有的成分，否則將出現(xiàn)成分殘缺的語法錯誤。如以下例句：
　　“從這份文件里，使全廠干部了解到開展政治思想工作的重要性。”（因濫用了“使”，造成缺主語）
　　“這個班組的工人普遍有健康的情趣，大家農(nóng)業(yè)余時間里從不屑于那些烏七八糟的小報。”（“不屑于’后缺調(diào)語“看”）
　　“目前，XX市正在開展整頓交通秩序。”（遺漏賓語“的活動”）
　　“這是一支過得硬的隊伍，他們每建造一座發(fā)電站，力求全優(yōu)，不留任何質(zhì)量隱患。”（“力求全優(yōu)”前缺狀語“都”，因而不能同“每”相呼應(yīng)）
　　4．語序安排妥當(dāng)。語序指詞語組合的次序。它既反映了一定的語言習(xí)慣，又反映了事物間的邏輯關(guān)系。語序有時可以決定語義，變更語序后語義會產(chǎn)生很大的變化，有時語序變更后雖不改變語義但卻可改變語言的表達(dá)效果。因此，無論從語法的、邏輯的，還是修辭的角度看，語序的正確安排都是重要的。以下幾個例句都存在語序不當(dāng)問題：
　　“這樣的活動樂于使廣大農(nóng)民群眾接受。”（“樂于”應(yīng)移至“接受”之前）
　　“我院已于9月30日召開了表彰先進個人先進集體大會，X X院長和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會議。”（“其他”應(yīng)移至“學(xué)院的”之后，否則將有歧義產(chǎn)生）
　　“5月 3日，我們訪問了參加過五四運動的當(dāng)年的愛國老人。”（應(yīng)將“當(dāng)年的”移至“參加”之前，刪去“的”字）
　　“該文件根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定，由本部辦公廳文電處撰擬。”（應(yīng)改為“該文件由本部辦公廳文電處根據(jù)國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定撰擬。”）
　　5．合乎事理。就是語句必須符合實際，合乎邏輯規(guī)律。下面幾個例句中所反映的錯誤在公文中常有出現(xiàn)：
　　“這個地區(qū)氣候宜人，除氣溫偏低外很適合發(fā)展水產(chǎn)養(yǎng)殖業(yè)。”（自相矛盾）
　　“由于我們沒有建立健全安全保衛(wèi)制度，結(jié)果給慣偷、流氓和壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可趁之機。”（種概念與屬概念并列，違背了本來的包含關(guān)系，慣偷、流氓無不是壞人）
　　“衡量一個企業(yè)是否經(jīng)營得好，要從這樣一些方面考察：第一人盡其才；第二，有正確的經(jīng)營方針；第三，有強有力的領(lǐng)導(dǎo)班子’（前后不對應(yīng)，前面講“是否”，后面則只講了“是”而沒講“否”）
　　“我們應(yīng)注意提拔、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)青年干部。”（并列關(guān)系的概念其排列次序應(yīng)合乎邏輯，改為：“發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔”）
　　“只要我們統(tǒng)一認(rèn)識，振奮精神，今年初中畢業(yè)班的升學(xué)率一定能達(dá)到100％。”（條件不充分）
　　“我們認(rèn)為，工人技術(shù)水平的提高是完全可能的，因為工業(yè)生產(chǎn)需要參與其間的工人掌握必要的技術(shù)。”（“判斷”與“證明”間沒有必然聯(lián)系）
　　6．句式合理并力爭有最佳表達(dá)效果。句式合理是指其內(nèi)部結(jié)構(gòu)合乎規(guī)范，力爭有最佳表達(dá)效果是指要充分利用不同句式的不同修辭功能，結(jié)合實際需要，對句式多加比較，選取其中能產(chǎn)生最滿意效果的。請看下例：
　　　“今年生產(chǎn)任務(wù)的提前完成，靠的是全廠干部、工人的齊心努力，各有關(guān)協(xié)作單位對本廠的積極支持和熱情援助取得的。”
　　這里將“……靠的是…”和“……是靠……取得的”兩種結(jié)構(gòu)的句式混用，造成語義糾纏不清。